Kiedy należy wdrożyć system workflow w firmie?

Odpowiednio zaprojektowany, a następnie zrealizowany przepływ pracy w przedsiębiorstwie jest niezbędny, by mogło ono być coraz bardziej nowoczesne i osiągać liczne sukcesy w zakresie swojej działalności. Jednym ze sposobów na usprawnienie pracy firmy jest wdrożenie w niej nowoczesnego systemu workflow. Czym dokładnie jest ten system i kiedy przedsiębiorstwa powinny z niego korzystać?

Czym jest system workflow stosowany obecnie w wielu firmach?

Słowo „workflow” może być rozumiane na kilka sposobów. Z jednej strony używane jest w odniesieniu do automatyzacji procesów komputerowych. W tym kontekście system workflow służy automatycznemu przekazywaniu dokumentów, informacji i zadań – od jednego do drugiego pracownika. To jednak niejedyne szczegółowe znaczenie opisywanego zagadnienia. Z drugiej strony workflow to oprogramowanie. Celem jego wykorzystania jego usprawnienie pracy danego zespołu.

Niezależnie jednak od dokładnej definicji „workflow”, system ten odnosi się do przepływu pracy pomiędzy poszczególnymi podmiotami, które uczestniczą w przetwarzaniu informacji. W praktyce bardzo często oznacza wymianę dokumentów pomiędzy pracownikami według odpowiednich procedur zarządczych, dzięki czemu udoskonalana jest ich praca w określonym zespole. System workflow pozwala na efektywne zarządzanie procesami w strukturach przedsiębiorstwa. Co ważne, obieg dokumentów może być łączony z przepływem pracy, ale nie musi.

Jakim przedsiębiorstwom polecany jest system workflow?

Eksperci od do spraw systemów biznesowych i doskonalenia procesów, tacy jak przedstawiciele firmy Novacura, bardzo często są pytani o korzyści płynące ze stosowania systemu workflow. Nie bez powodu coraz więcej przedsiębiorców interesuje się tą nowoczesną metodą usprawniania przepływu danych w firmie. Jest to system, który generuje istotne profity dla każdego przedsiębiorstwa. W związku tym wdrożenie workflow polecane jest wszystkim firmom, którym zależy na dynamicznym rozwoju.

System workflow może wspierać takie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa jak np. fakturowanie i budżetowanie, planowanie czasu pracy, nadawanie i zmienianie uprawnień, zatwierdzanie wniosków czy raportowanie danych. Jego zadaniem jest automatyzacja i uproszczenie procesów w firmie, co istotne wpływa na pracę całego zespołu pracowniczego. System workflow pozwala więc oszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Pracownik, który z niego korzysta, zostaje wyręczony w wybranych obowiązkach, a to umożliwia mu efektywniejsze porządkowanie swojej pracy.