Dokument WZ – czyli czym jest wydanie zewnętrzne i jak je wypełnić?
Dokumentacja obrotu magazynowego to podstawa. Jest to niezbędne nie tylko ze względu na przepisy, ale i po prostu dla zachowania porządku. Dlatego też, gdy tylko odbiorca otrzyma towar lub też nastąpi przyjęcie magazynowe, konieczne jest zastosowanie odpowiedniego dokumentu. WZ, czyli wydanie zewnętrzne, to jeden z podstawowych takich druków. Kiedy należy go wystawić i jak go wypełnić?
Dokument WZ — co to jest?
Wydanie na zewnątrz to podstawowy dokument magazynowy. Jest to tak zwany dokument rozchodu towarów. Dotyczy on bowiem obrotu magazynowego. Do wystawienia WZ dochodzi przeważnie przy wydawaniu towarów z magazynu do sprzedaży. Co więcej, często druk ten wypełnia się także przy nieodpłatnym przekazaniu materiałów z magazynu. Bez wątpienia jednak najczęściej dokument WZ wystawia się zawieraniu transakcji pomiędzy kontrahentami.
Dokument WZ w transakcjach pomiędzy kontrahentami dostaje się przed otrzymaniem faktury, czy też paragonu. Przedsiębiorca ma na wystawienie odpowiedniego rachunku maksymalnie 7 dni od daty wystawienia WZ. Nie działa to jednak w drugą stronę. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ma wcale obowiązku wystawania WZ, gdy wystawiony zostanie już inny rachunek.
W praktyce wygląda to tak, że przy zakupie towarów otrzymuje się fakturę VAT. Samo jego przyjęcie na magazynie potwierdza dokument przyjęcia z zewnątrz. Natomiast, gdy towar jest z magazynu wydawany, dowodem dokumentującym ten proces jest właśnie WZ, czyli wydanie zewnętrzne.
Wydanie na zewnątrz — czym się różni od faktury?
Dokument WZ może być mylony z fakturą. Należy jednak wiedzieć, że są to dwa zupełnie inne druki. Wydanie zewnętrzne służy jedynie temu, by zmienić, a właściwie zmniejszyć ilość towaru na magazynie. Tak więc stosuje się je przede wszystkim w celach organizacyjno-porządkowych. Faktura jest natomiast formą rachunku oraz drukiem potwierdzającym sprzedaż lub zakup, co wiąże się z opłatami i zapisem w rejestrach VAT. Wystawianie WZ różni się od fakturowania transakcji przede wszystkim tym, że nie generuje to żadnych płatności.
Najważniejsze elementy dokumentu WZ
Wszelkie dokumenty związane z rozchodem towarów są zwykle ustandaryzowane. Oznacza to, że ich forma jest odgórnie ustalona. Tak jest też właśnie w przypadku wydania zewnętrznego. Dokument ten powinien zawierać ściśle określone informacje i mieć odpowiedni format. Przede wszystkim muszą znaleźć się w nim informacje na temat samej transakcji oraz towaru, której dotyczy. A to wszystko po to, by ułatwić kontrolę nad stanem magazynowym.
Na podstawie danych uwzględnionych w wydaniu zewnętrznym zwykle wypełnia się następnie fakturę. Bardzo ważne więc, aby uwzględniało ono wszystkie niezbędne informacje. Co kluczowe, muszą być one wprowadzone w sposób bezbłędny. Prawidłowo wypełniony dokument WZ musi zawierać dane takie jak:
- numer dokumentu
- data wystawienia dokumentu
- informacje dotyczące wydanego przedmiotu
- ilość i cena jednostkowa towaru
- dane adresowe wystawcy oraz odbiorcy
- NIP wystawcy orz odbiorcy.
Prócz powyższych elementów, w dokumencie WZ mogą znaleźć się także dodatkowe informacje, takie jak choćby data produkcji towaru, atesty, czy też waga towaru. Im więcej szczegółowych danych, tym lepiej, ponieważ pozwala to na efektywniejszą identyfikację. Jednak to, co oprócz obowiązkowych elementów znajdzie się w dokumencie, zależy już jedynie od indywidualnych ustaleń.
Jak wystawić dokument WZ?
Dawniej wystawienie dokumentu WZ było dość skomplikowaną procedurą. Przede wszystkim, w tym celu trzeba było mieć odpowiednie formularze. Wszystkie dane należało wpisywać ręcznie, a gdy tylko popełniło się jakiś błąd, trzeba było zaczynać od nowa.
Na szczęście dziś jest to znacznie prostsze. Można bowiem z łatwością wystawić WZ przy pomocy specjalnego programu obsługującego gospodarkę magazynową. Co więcej, taką możliwość daje też większość programów do wystawiania faktur. Jak wypełnić taki druk? Instrukcję znajdziemy na https://www.rafsoft.net/dokument-wz/.
Dokument WZ – czy jest dokumentem księgowym?
Wydanie zewnętrzne to dokument, który stosuje się przede wszystkim jako dokument rozchodu towarów. Tym samym nie należy on do grupy druków księgowych, ponieważ nie wykorzystuje się go przy rozliczeniach. Jednak zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, dowodem księgowym mogą być wszelkie dokumenty potwierdzające zawarcie transakcji, a nie jedynie faktura. Warto jednak wiedzieć, że WZ może być dowodem księgowym jedynie, jeśli zawiera wszystkie niezbędne dane, które są ściśle określone w rozporządzeniu. WZ jest też drukiem pomocnym przy wypełnianiu innych dokumentów — na przykład wcześniej już wspomnianych faktur. Bardzo często faktury uzupełnia się bowiem właśnie na podstawie danych zawartych w wydaniu zewnętrznym.
Teoretycznie nie ma podstaw, by dokument WZ trafił do Księgi Przychodów i Rozchodów. Jednak istnieje wyjątek od tej reguły. Dzieje się tak wtedy, gdy kontrahent otrzymuje towar, a następnie dokona odsprzedaży jeszcze przed wystawieniem faktury.