Zarządzanie wydatkami podróżnymi dzięki dedykowanym rozwiązaniom informatycznym
Prawidłowe i sprawne rozliczanie delegacji jest niezwykle ważne dla efektywności działania średnich i większych przedsiębiorstw. W ramach procesów związanych z zarządzaniem wydatkami podróżnymi konieczne jest przeprowadzanie wielu czynności wymagających między innymi wyznaczania wysokości diet czy też przeliczania kursów walut. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom informatycznym możliwa będzie jednak automatyzacja tych i innych zadań oraz zwiększenie efektywności procesów w firmie.
Wydatki podróżne – czym są?
Odbywanie podróży służbowych to niezwykle ważna część obowiązków pracowników rozwiniętych przedsiębiorstw działających w wielu różnych branżach. Wyjazdy są często niezbędne do tego, by organizacja realizowała swoje cele i osiągała dobre wyniki. Jak wiadomo, podróże takie wiążą się jednak z koniecznością ponoszenia wydatków, dlatego firmy muszą stworzyć spersonalizowany model rozliczania delegacji, który będzie odpowiadał zarówno na potrzeby biznesowe, jak i na oczekiwania pracowników.
W obecnych czasach, gdy średnie i duże przedsiębiorstwa coraz częściej działają na wielu rynkach, konieczne stało się odbywanie wielu zagranicznych podróży służbowych. Rozliczanie takich wyjazdów stanowi niekiedy duże wyzwanie dla organizacji, które nie korzystają z odpowiednich narzędzi pozwalających na automatyzację tego zadania. Wszelkie wątpliwości mogą natomiast przekładać się na dezorientację pracowników i spadek zaufania względem firmy. Organizacja, której zależy na realizacji swoich celów biznesowych musi więc zatroszczyć się o optymalizację rozliczania wydatków służbowych.
Jakie wydatki podróżne muszą jednak rozliczać przedsiębiorstwa? Są to koszty związane z m.in.:
- transportem,
- wyżywieniem,
- noclegiem,
- odpowiednim reprezentowaniem organizacji.
Ze względu na to, że źródeł wydatków w czasie jednej delegacji może być bardzo dużo, prowadzenie skrupulatnej ewidencji delegacji jest niezbędne, by firma mogła w prawidłowy sposób rozliczać się z pracownikiem. Przedsiębiorstwa powinny więc wdrażać modułowe rozwiązania, które usprawnią zarządzanie kosztami.
Wykorzystanie dedykowanych rozwiązań informatycznych do rozliczania delegacji
Jasny i czytelny system zarządzania wydatkami podróżnymi jest niezbędny do tego, by pracownicy mogli odpowiednio wykonywać swoje zadania służbowe w trakcie delegacji. Wydajne narzędzia pozwalające na proste składanie wniosków i szybkie otrzymywanie zwrotów kosztów pozwolą zatrudnionym osobom w pełni skupić się na realizacji wyznaczonych celów.
Obserwując strukturę organizacyjną współcześnie działających przedsiębiorstw, możemy zauważyć, że firmy przyjmują różne modele zarządzania wydatkami podróżnymi. Choć w niektórych przypadkach stosowane rozwiązania pozwalają na efektywne rozliczanie delegacji, wiele organizacji nadal wykorzystuje tradycyjne, oparte na papierowym obiegu dokumentów metody ewidencji. Wykorzystywanie przestarzałych i nieoptymalnych metod jest w tym przypadku nie tylko czasochłonne, ale także generuje większe ryzyko pomyłek.
Idące z duchem czasu przedsiębiorstwa mogą na szczęście korzystać obecnie z wielu narzędzi, które w znacznym stopniu ułatwią zarządzanie wydatkami podróżnymi. Dostawcy oprogramowania dla firm zapewniają bowiem systemy pozwalające na proste rozliczanie delegacji. Implementacja nowoczesnych rozwiązań technologicznych pozwoli pracownikom w łatwy sposób złożyć wniosek o delegację, który natychmiastowo trafi do odpowiedniej osoby. Usprawni to czynności związane z podejmowaniem decyzji i skróci czas potrzebny na otrzymanie zwrotu kosztów.
Systemy do zarządzania wydatkami podróżnymi pozytywnie wpływają więc na wygodę i zadowolenie przebywających na delegacjach osób. Oprogramowanie to optymalizuje jednak także wiele procesów firmowych i przyczynia się do zwiększenia efektywności przedsiębiorstwa. Przynosi więc ono korzyści zarówno pracownikom, jak i całej organizacji.
Skuteczna kontrola wydatków podróżnych
Jedną z kluczowych kwestii, które sprawiają, że organizacje coraz chętniej wdrażają profesjonalne oprogramowanie do rozliczania delegacji, jest możliwość dużo łatwiejszego i bardziej efektywnego kontrolowania wydatków związanych z odbywaniem podróży służbowych. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa konieczność odbywania krajowych i zagranicznych wyjazdów pojawia się coraz częściej, a co za tym idzie, coraz więcej środków wydawanych jest na pokrywanie diet. Kontrolowanie budżetu staje się wtedy niezwykle istotne, a każda pomyłka może nieść za sobą poważne konsekwencje.
Profesjonalne oprogramowanie dla średnich lub większych firm pozwoli na sprawniejsze planowanie wydatków związanych z podróżami. Co jednak równie istotne, odpowiedni system zapewni możliwość dokładnego nadzorowania i kontrolowania kosztów. Pozwoli to uniknąć strat, które mogą być efektem nie tylko nadużyć, ale również zwykłych pomyłek. Zasady wyliczania diet mogą być bowiem niekiedy dosyć skomplikowane i wykonywanie obliczeń bez odpowiednich narzędzi wiąże się z większym ryzykiem popełnienia błędu.
Szybkie i poprawne wyliczanie stawek diet
Współczesne przedsiębiorstwa, które wysyłają swoich pracowników na krajowe i zagraniczne delegacje, muszą liczyć się z koniecznością wypłacania diet. Zasady określające sposób ich rozliczania są ściśle regulowane przez przepisy, więc firmy nie mogą pozwolić sobie na żadne pomyłki. Prawo określa między innymi to, w jaki sposób liczony ma być czas podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i międzynarodowej) oraz jaka stawka przysługuje pracownikowi przebywającemu w delegacji określoną liczbę godzin lub dni.
Każdorazowe przeliczanie diet przysługujących za daną podróż służbową może być jednak bardzo czasochłonnym procesem. Dlatego właśnie wiele średnich i dużych przedsiębiorstw wykorzystuje w tym celu spersonalizowane programy do rozliczania delegacji, które znacznie usprawniają wykonywanie tej czynności.
Dobry system dla firmy, taki jak platforma LOGITO, będzie bowiem pozwalał na synchronizację z narzędziem do elektronicznej ewidencji czasu pracy, przez co pracodawca będzie miał dokładne dane na temat tego, kiedy pracownik rozpoczął i zakończył podróż służbową. Wyposażone w kalkulator delegacji oprogramowanie pozwoli także na natychmiastowe wyliczenie dokładnej wysokości diety. Rozwiązanie to skróci czas potrzebny na wykonywanie rozliczeń oraz zredukuje ryzyko pomyłek. Nowoczesny, sprawdzony system bezpośrednio przyczyni się więc do zwiększenia efektywności organizacji i wspomoże ją w realizacji celów biznesowych.
Wydatki podróżne w delegacji zagranicznej – jak rozliczać?
Wysyłanie pracowników w delegacje poza granice Polski jest już dzisiaj standardem dla wielu średnich i większych organizacji. Zarządzanie wydatkami związanymi z podróżami międzynarodowymi może przysparzać przedsiębiorstwu dodatkowych trudności. Zastosowanie odpowiedniego oprogramowania dla firm pozwoli jednak rozwiązać wszelkie problemy dotyczące zwracania kosztów transportu, noclegu i wyżywienia.
Jedną z trudności, które wydłużają czas potrzebny na prawidłowe rozliczenie zagranicznych podróży służbowych jest konieczność przeliczenia walut. Aby uniknąć problemów związanych z zastosowaniem nieaktualnego kursu, wymagana jest duża skrupulatność w prowadzeniu ewidencji. Również w tej sytuacji bardzo pomocny okaże się odpowiedni, intuicyjny system, taki jak LOGITO.
Jedną z funkcjonalności zapewnianą przez profesjonalne oprogramowanie jest bowiem zsynchronizowany z tabelą Narodowego Banku Polskiego wbudowany kalkulator walut, który na bieżąco aktualizuje kursy. Narzędzie to nie tylko w dużym stopniu przyspieszy procesy związane z zarządzaniem wydatkami podróżnymi, ale także pomoże zredukować ryzyko błędów.
Korzyści płynące z implementacji systemu do zarządzania wydatkami podróżnymi
Wdrażanie specjalistycznych rozwiązań informatycznych jest kluczowe dla zwiększania, a nawet zachowania efektywności biznesowej wielu średnich i dużych przedsiębiorstw. Zaniechanie podejmowania działań związanych z cyfryzacją może doprowadzić firmę do utraty swojej pozycji na rynku – jeśli inne organizacje będą bardziej innowacyjne, dużo szybciej uzyskają bowiem przewagę konkurencyjną.
Rozliczanie podróży służbowych to jeden z ważnych obszarów, który w wielu przedsiębiorstwach wymaga optymalizacji. Pomóc w tym może implementacja nowoczesnego systemu informatycznego. Jakie korzyści w zakresie zarządzania wydatkami podróżnymi może przynieść wdrożenie oprogramowania takiego jak LOGITO? Pozwoli ono przede wszystkim na zbudowanie dedykowanego procesu dostosowanego do polityki i zasad panujących w organizacji. Do zalet takiego rozwiązania zaliczyć możemy dodatkowo między innymi:
- możliwość automatyzacji procesów związanych z rozliczaniem delegacji – dzięki zaawansowanemu systemowi czynności takie jak przeliczanie kwot na konkretną walutę lub wyliczanie stawek diet i zaliczek będą mogły odbywać się automatycznie;
- przyspieszenie procesu akceptacji wniosków – nowoczesne oprogramowanie dla firm pozwoli na cyfryzację obiegu wniosków dotyczących delegacji, dzięki czemu wysyłanie i akceptowanie dokumentów będzie przebiegało znacznie sprawniej;
- redukcję ryzyka popełnienia błędów – wykorzystanie obecnego w systemie kalkulatora do rozliczania delegacji pozwala na precyzyjne i bezbłędne wyliczenie stawek, a synchronizacja z narzędziem do ewidencji czasu pracy eliminuje ryzyko niepoprawnego wyznaczenia czasu trwania delegacji;
- zmniejszenie czasu potrzebnego na zwrot kosztów delegacji – automatyzacja procesów pozwala na szybsze wypłacanie zwrotów środków związanych z odbywaniem podróży służbowej;
- zwiększenie wygody pracowników – dzięki natychmiastowej akceptacji wniosków i szybszemu zwrotowi kosztów delegacji pracownicy będą mogli skupić się wyłącznie na wykonywaniu zadania wyznaczonego w ramach podróży służbowej;
- sprawniejszą kontrolę wydatków podróżnych – łatwe obliczanie kosztów pozwoli na odpowiednie zaplanowanie budżetu, a możliwość monitorowania wydatków zapobiegnie potencjalnym nadużyciom.
Jak więc widać, wdrożenie dedykowanych rozwiązań informatycznych może znacznie zoptymalizować procesy związane z zarządzaniem wydatkami podróżnymi. Aby organizacja zyskała jak najwięcej, musi ona jednak wybrać zaufanego dostawcę oprogramowania. Platforma LOGITO pomaga firmom w osiąganiu założonych celów biznesowych, przez co dynamicznie nabywa nowych klientów. Pozwala ona średnim i większym przedsiębiorstwom na łatwiejsze rozliczanie delegacji i daje wiele innych korzyści zwiększających efektywność pracy i pozytywnie wpływających na zadowolenie pracowników.