Dokumentacja pracownicza – czego potrzeba na różnych etapach zatrudnienia?

Niezależnie od miejsca zatrudnienia czy stanowiska pracy, dokumentacja pracownicza okazuje się niezbędna. Tylko wówczas zatrudnienie pracownika czy pracownicy odbywa się zgodnie z przepisami prawa pracy. Jednak przejrzyste i uporządkowane prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga dyscypliny i określonego systemu ze strony pracodawcy czy działu, który się tym zajmuje. W niniejszym artykule podpowiemy, jak zaprowadzić ład i porządek w dokumentacji, aby zapewnić sobie komfort pracy i spokojne sumienie. Zachęcamy do lektury wszystkich pracodawców, ale i pracowników administracji, którzy zarządzają dokumentacjami pracowniczymi!

Dokumentacja pracownicza – co to jest?

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest dokumentacja pracownicza. Jest to zbiór dokumentów, który zawiera przede wszystkim akta osobowe pracowników danej firmy, a także pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Elementy dokumentacji pracowniczej obejmują zatem m.in. akta osobowe pracownika, które mogą składać się z 4 części:

  • A – część ta zawiera dokumenty, które zostały zgromadzone w związku z procesem ubiegania się o zatrudnienie, np. CV;
  • B – część ta obejmuje wszystkie dokumenty, które dotyczą nawiązania stosunku pracy, a także procesu zatrudnienia pracownika, a więc chociażby umowę o pracę;
  • C – część ta pojawia się dopiero po zakończeniu współpracy, a zatem zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia;
  • D – w ostatniej części akt znaleźć można dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub karną, co oczywiście nie musi dotyczyć wszystkich pracowników.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Jak zatem prowadzić dokumentację pracowniczą, żeby się w niej nie pogubić? Zarówno w dużych, jak i mniejszych przedsiębiorstwach istotna będzie uporządkowana archiwizacja dokumentów. Aby o nią zadbać polecamy wygodne pojemniki na dokumenty, w tym segregatory i akcesoria, które pozwolą odpowiednio pogrupować dokumentację. Należeć do nich będą chociażby wkłady do segregatorów, wpinki, specjalne etykiety i przekładki. Najlepszym sposobem jest założenie osobnych dokumentacji dla każdego pracownika i uporządkowanie poszczególnych części w ramach sugerowanych wyżej podziałów od A do D. Następnie zaleca się grupowanie chronologiczne bądź alfabetyczne dokumentacji poszczególnych pracowników. To najbardziej intuicyjna, a przez to i sprawdzona forma segregowania dokumentów. To ważne, ponieważ taka dokumentacja powinna być dostępna jeszcze przez długie lata.

Dokumentacja pracownicza w dobrym stylu

Dzięki solidnym akcesoriom do profesjonalnej archiwizacji dokumentów utrzymasz porządek w swojej dokumentacji. Ponadto uniwersalny stylowy design segregatorów i pojemników na dokumenty sprawi, że Twoje biuro nabierze estetycznego i pogodnego charakteru. W zależności od upodobań, można dobrać teczki i segregatory w stonowanych lub żywszych kolorach. Dodatkowo warto zadbać o funkcjonalne umeblowanie swojego gabinetu, korzystając chociażby ze specjalnych regałów do przechowywania dokumentów. Dzięki nim przechowywanie dokumentacji pracowniczej stanie się znacznie wygodniejsze.

Dokumentacja pracownicza – ile lat przechowywać?

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez czas, który jest ściśle określony prawnie, w warunkach, w których dokumentacja będzie zabezpieczona przed zniszczeniami – jest to obowiązek każdego pracodawcy. W przypadku niestosowania się do tego przepisu pracodawca może ponieść karę grzywny od 1000 do nawet 30000 zł. Chcąc uniknąć tak wysokich kar, warto stosować się do obowiązujących przepisów. A zatem dokumentacja pracownicza – ile lat przechowywać?

Obecnie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej musi obejmować czas zatrudnienia pracownika czy pracownicy oraz okres dziesięciu lat, który liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla przykładu: kiedy umowa pracownika kończy się 6 lipca 2022 roku, jego dokumentację pracowniczą należy przechowywać do 31 grudnia 2032 roku. Wyjątek stanowić będą sytuacje, w których pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą aż pięćdziesiąt lat od momentu zakończenia współpracy! Dotyczyć to będzie pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. Od 1 stycznia 2018 roku pracodawca może wybrać, czy woli pozostać przy dawnych zasadach i przechowywać dokumenty pracownicze osoby zatrudnionej przed 1999 w papierowej wersji przez pięćdziesiąt lat czy też woli przejść na wersję elektroniczną i przechowywać akta przez okres dziesięciu lat.

Okazuje się, że można także skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowniczej – kwestia dotyczy dokumentacji, którą powinno się przechowywać przez okres pięćdziesięciu lat po ustaniu stosunku pracy. Należy w tym celu złożyć odpowiednie oświadczenia i raporty.

A zatem prowadzenie dokumentacji pracowniczej ważne jest nie tylko na etapie zatrudnienia pracownika, ale i również na długo po jego ustaniu.

Dokumentacja pracownicza a umowa zlecenie

Omówione powyżej przykłady dotyczą przede wszystkim pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Jak więc sprawa wygląda w przypadku odmiennych typów umowy, tj. umowa zlecenie? Dokumentacja pracownicza obowiązuje w tym przypadku znacznie krócej – za optymalny okres przechowywania takiej dokumentacji uznaje się pięć lat jako okres przedawnienia roszczeń z tytułu należności składkowych. Warto zatem zwracać uwagę na typ umowy, jaki się zawiera również pod kątem prowadzenia dokumentacji.

Dokumentacja pracownicza i jej przechowywanie

Wierzymy, że porady zgromadzone w naszym artykule pozwolą Ci lepiej zorganizować przestrzeń w swoim biurze na każdym etapie zatrudnienia pracownika – zarówno w trakcie jego zatrudnienia, jak i po ustaniu tego okresu. Pamiętaj, aby pozostawać na bieżąco z Kodeksem pracy, który reguluje przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Porządek w dokumentach to podstawa prawidłowo prosperującej firmy, dlatego chciej o niego zadbać!

Autor zdjęcia: New Africa

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.